Warum der Notar bei der Firmengründung zentral ist

Die Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) erfordert nach deutscher Rechtslage die notarielle Beurkundung. Der Notar stellt sicher, dass der Gesellschaftsvertrag wirksam wird und alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt sind. Ohne diese Beurkundung kann die Eintragung ins Handelsregister nicht erfolgen, was die Haftungsbeschränkung erst wirksam macht.

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Der Notar übernimmt nicht nur die Beurkundung, sondern berät Sie auch zu Satzungsvorschriften, Stammkapital und Geschäftsführerbestellung. Nach aktueller Rechtslage gemäß GmbH-Gesetz (GmbHG) ist dies für Kapitalgesellschaften obligatorisch (§ 2 GmbHG).

GmbH und UG im Vergleich: Die richtige Wahl treffen

Merkmale der GmbH

Die GmbH erfordert ein Mindeststammkapital von 25.000 Euro, wovon mindestens die Hälfte bei Gründung eingezahlt werden muss. Sie eignet sich für Unternehmen mit höherem Kapitalbedarf und bietet volle Haftungsbeschränkung auf das Gesellschaftsvermögen. Vorteile sind die etablierte Reputation bei Banken und Geschäftspartnern sowie Flexibilität bei der Gesellschafterstruktur.

Nachteile: Höheres Gründungskapital und damit verbundene Kosten. Nach § 5 GmbHG muss das Stammkapital vollständig gezeichnet werden.

Merkmale der UG (haftungsbeschränkt)

Die Unternehmergesellschaft (UG) ist eine Variante der GmbH mit Mindeststammkapital von nur 1 Euro. Sie muss Überschüsse in die Rücklage einstellen, bis 25.000 Euro erreicht sind (§ 5a GmbHG). Ideal für Start-ups oder Solounternehmer mit begrenztem Budget.

Vorteile: Niedrige Einstiegshürde, gleiche Haftungsbeschränkung wie bei der GmbH. Nachteile: Weniger Prestige und die Pflicht zur Rücklagenbildung, die Ausschüttungen einschränkt.

Entscheidungsrahmen: Wählen Sie eine GmbH, wenn Sie ab 25.000 Euro Kapital verfügen und Wachstum planen. Bei geringerem Startkapital oder Testphasen ist die UG vorzuziehen. Berücksichtigen Sie Ihre Branche: In regulierten Sektoren wie Finanzen bevorzugen Institute oft die volle GmbH.

Erforderliche Unterlagen für die notarielle Beurkundung

Vor dem Termin bereiten Sie folgende Dokumente vor:

Gesellschaftsvertrag (Satzung)

Der Kern der Gründung: Enthält Firma, Sitz, Gegenstand, Stammkapital, Gesellschafter und Geschäftsführer. Muss individuell angepasst oder als Musterprotokoll verwendet werden. Der Notar prüft auf Konformität mit dem GmbHG.

Geschäftsführerbestellung

Bestellung eines oder mehrerer Geschäftsführer, inklusive Personalien (Geburtsdatum, Adresse). Bei Mehreren: Regelungen zu Vertretungsbefugnissen. Vorlage einer qualifizierten Urkunde erforderlich.

Weitere Unterlagen

  • Ausweis aller Gesellschafter und Geschäftsführer (Personalausweis oder Reisepass).
  • Nachweis über Einzahlung des Stammkapitals (Kontoauszug, bei Bareinlage: Bankbestätigung).
  • Bei ausländischen Gesellschaftern: Apostille oder Legalisation.
  • Optional: Liste der Geschäftsführer gemäß § 8 GmbHG.

Tipp: Lassen Sie Vorlagen vom Notar prüfen, um Fehler zu vermeiden.

Ablauf der Gründungsschritte beim Notar

Vorbereitungsphase

Kontaktieren Sie eine Kanzlei über NotareFinder.de. Senden Sie Entwürfe des Gesellschaftsvertrags zu. Der Notar berechnet vorab die Gebühren nach Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG).

Der Beurkundungstermin

Alle Gründer müssen persönlich erscheinen (oder bevollmächtigt sein). Dauer: 30–90 Minuten. Der Notar liest den Vertrag vor, Sie bestätigen. Erfolgt die Beurkundung, erhalten Sie Original und Abschriften.

Eintragung ins Handelsregister

Der Notar reicht die Unterlagen elektronisch beim zuständigen Amtsgericht ein (über das Portal des Justizministeriums). Bearbeitungszeit: 1–4 Wochen. Nach Eintragung entsteht die Gesellschaft rückwirkend (§ 11 GmbHG).

Praktischer Tipp: Fordern Sie beim Notar eine Bestätigung für Banken an, um vorab ein Geschäftskonto zu eröffnen.

Kostenübersicht: Was Sie erwarten können

Die Kosten variieren je nach Komplexität, Anzahl Gesellschafter und Stammkapital.

Notargebühren

Nach GNotKG: Bei einfacher GmbH/UG mit 25.000 Euro Stammkapital ca. 500–1.200 Euro (inkl. MwSt.). Bei höherem Kapital oder mehreren Gesellschaftern bis 2.500 Euro. Musterprotokoll senkt auf 200–500 Euro.

Register- und Gerichtskosten

Handelsregistereintrag: 200–400 Euro (Grundgebühr 150–250 Euro plus Bekanntmachung 40 Euro). Notarüberlassene Eintragung: Zusätzlich 100–200 Euro.

Gesamtkostenbeispiele

  • Einfache UG (1 Gesellschafter, 1.000 Euro Kapital, Musterprotokoll): 800–1.500 Euro.
  • Standard-GmbH (2 Gesellschafter, 25.000 Euro): 1.500–3.000 Euro.
  • Komplexe Struktur (mehrere Geschäftsführer): Ab 3.000 Euro.

Zusatzkosten: Steuerberater (500–1.000 Euro), Gewerbeanmeldung (20–60 Euro). Regionale Unterschiede: In Bayern oder Hessen können Gerichtsgebühren leicht abweichen.

Das Musterprotokoll: Schnell und kostengünstig gründen

Für Standardgründungen bietet § 2 Abs. 1a GmbHG ein Musterprotokoll. Es umfasst feste Klauseln zu Firma, Sitz und Kapital. Voraussetzungen:

  • Maximal drei Gesellschafter.
  • Stammkapital bis 25.000 Euro.
  • Keine Sonderregelungen.

Vorteile: Reduzierte Gebühren (ca. 300 Euro), kürzere Bearbeitung. Der Notar passt es minimal an. Ideal für Solo-Gründer. Downloaden Sie Muster vom Bundesjustizministerium und besprechen Sie es mit Ihrem Notar.

Entscheidungshilfe: Nutzen Sie es, wenn Ihre Gründung unkompliziert ist. Andernfalls: Individuelle Satzung für Flexibilität.

Regionale Unterschiede in Deutschland

Das GmbHG gilt bundesweit, doch Registerzuständigkeiten variieren: Amtsgerichte nach Sitz. In Nordrhein-Westfalen oder Baden-Württemberg sind Wartezeiten länger (bis 6 Wochen). Bayerische Notare sind oft spezialisiert auf internationale Gründungen. Finden Sie passende Kanzleien via Notare in Nordrhein-Westfalen.

Handwerkskammern oder IHKs bieten regionale Beratung; Notare sind Mitglieder notarieller Kammern (z. B. Notarkammer München).

Praktische Tipps für eine reibungslose Gründung

  1. Früh planen: Reservieren Sie den Firmennamen beim Handelsregister (ca. 20 Euro).
  2. Steuerliche Aspekte: Klären Sie Umsatzsteuer-ID und Kleinunternehmerregelung.
  3. Haftung prüfen: Bei gemischten Gesellschaftern: Persönliche Haftung ausschließen.
  4. Nach Gründung: Melden Sie die Gesellschaft beim Finanzamt an (innerhalb eines Monats).
  5. Notarwahl: Wählen Sie zertifizierte Notare (alle sind standesrechtlich gebunden). Über NotareFinder.de filtern Sie nach Bewertungen.

Checkliste vor dem Termin:

  • Alle Ausweise mitführen.
  • Kapitaleinzahlung nachweisen.
  • Vollmachten beglaubigen lassen.

Mit diesen Schritten gründen Sie rechtssicher. Bei Fragen kontaktieren Sie lokale Notare – NotareFinder.de listet 5.064 Kanzleien.

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